Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz des Bundes ist in Kraft getreten und soll mittelständische Unternehmen in Deutschland von Dokumentations-, Schriftform- und Meldepflichten entlasten.
Die Bundesregierung verspricht sich davon einen jährlichen Entlastungseffekt im mittleren dreistelligen Millionenbereich, während Industrie- und Handelskammern (IHK) und Handwerksverbände betonen, dass die Wirkung in der betrieblichen Praxis frühestens 2027 messbar werde.
Kern der Reform sind drei Bereiche: verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege, die Lockerung der Schriftform in Arbeits- und Mietverhältnissen sowie eine Reduktion redundanter Meldepflichten gegenüber Statistikbehörden und Sozialversicherungsträgern.
Begleitend werden digitale Übermittlungswege gesetzlich gleichgestellt und sogenannte Once-Only-Prinzipien ausgeweitet, bei denen Unternehmen dieselben Daten nicht mehrfach an verschiedene Behörden liefern müssen.
Was sich konkret ändert
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege im Sinne der Abgabenordnung sinkt von zehn auf acht Jahre.
Damit folgt der Gesetzgeber einer langjährigen Forderung des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK), der die Lagerkosten für Papierakten und die Vorhaltepflicht digitaler Archive als überproportionale Belastung kleinerer Betriebe sieht.
Für laufende Außenprüfungen und steuerstrafrechtliche Verfahren gelten Übergangsregeln, sodass Unternehmen Bestände nicht unmittelbar vernichten können.
Im Arbeitsrecht entfällt die zwingende Schriftform in Papierform für mehrere Vertragsbestandteile; befristete Arbeitsverträge bleiben davon ausdrücklich ausgenommen.
Auch im Gewerberaummietrecht reicht künftig die Textform aus, was nach Einschätzung von Branchenbeobachtern den Abschluss von Untermiet- und Anpassungsvereinbarungen erleichtert.
Bei der Mitarbeiterüberlassung sowie im Berufsbildungsrecht werden Nachweispflichten gebündelt.
Die Meldepflichten gegenüber den statistischen Landesämtern und der Bundesagentur für Arbeit werden vereinheitlicht; Doppelmeldungen zwischen Sozialversicherung und Finanzverwaltung sollen über eine erweiterte ELStAM-Schnittstelle entfallen.
Für Hotels und Beherbergungsbetriebe entfällt die Hotelmeldepflicht für inländische Gäste vollständig.
Warum die Wirkung verzögert eintritt
Die Handelskammern weisen darauf hin, dass viele Erleichterungen erst greifen, wenn die Verwaltung ihre IT-Verfahren angepasst und die untergesetzlichen Regelungen erlassen hat.
Mehrere Vorschriften verweisen auf Rechtsverordnungen, die das Bundesjustizministerium und das Bundeswirtschaftsministerium im Laufe des Jahres nachreichen müssen.
Bis dahin gelten in der betrieblichen Praxis Parallelstrukturen, in denen Unternehmen Verfahren sowohl in der bisherigen als auch in der neuen Form führen.
Hinzu kommt, dass viele Unternehmen ihre internen Compliance-Prozesse, ERP-Systeme und Archivierungsstrategien an die längeren Fristen angepasst haben.
Eine sofortige Umstellung würde zusätzliche Kosten verursachen, weshalb Verbände wie der Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW) den Mitgliedern raten, die Umstellung mit dem regulären Geschäftsjahreswechsel 2027 zu verbinden.
Was Verbände nun fordern
DIHK, Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und BVMW dringen auf eine fünfte Stufe des Bürokratieabbaus, die insbesondere das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, die Datenschutz-Grundverordnung und das Nachweisgesetz adressieren soll.
Marktteilnehmer kritisieren, dass das nun in Kraft getretene Paket die im europäischen Vergleich hohen Berichtspflichten im Bereich Nachhaltigkeit und Lieferketten unberührt lasse.
Die Bundesregierung hat angekündigt, vor dem Sommer 2026 Eckpunkte für ein weiteres Entlastungsgesetz vorzulegen, das stärker auf europäische Vorgaben einwirken soll.
