Die Tage von De-Mail sind gezählt.
Nachdem der letzte verbliebene Anbieter den Rückzug aus dem einst als Hoffnungsträger gestarteten Dienst angekündigt hat, steht fest: Die rechtssichere E-Mail mit hoheitlichem Anspruch wird verschwinden.
Für Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden, die De-Mail über Jahre als Kanal für förmliche Zustellungen vorgehalten haben, bedeutet das mehr als nur einen Anbieterwechsel.
Sie müssen grundlegend neu klären, wie verbindliche digitale Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen künftig aussieht – und das in einem Moment, in dem der Druck zur Verwaltungsdigitalisierung ohnehin hoch ist.
Ein Versprechen, das nie eingelöst wurde
Als De-Mail 2011 gesetzlich verankert wurde, sollte sie das digitale Pendant zum Einschreiben werden: identifizierte Absender, verschlüsselter Transport, gerichtsfeste Zustellnachweise.
In der Praxis blieb der Dienst hinter den Erwartungen zurück.
Bürger registrierten sich nur zögerlich, weil die Einrichtung als umständlich galt und der Mehrwert gegenüber klassischer E-Mail oder Briefpost selten greifbar war.
Auch die Wirtschaft hielt sich zurück.
Behörden wiederum konnten ohne kritische Nutzerbasis schwer rechtfertigen, eigene Verfahren konsequent auf den Kanal umzustellen.
So entstand ein Henne-Ei-Problem, das über die gesamte Laufzeit nicht aufgelöst wurde.
Hinzu kam, dass parallel andere Wege geschaffen wurden, die ähnliche Funktionen erfüllen sollten – das besondere elektronische Anwaltspostfach, das beA, das Servicekonto im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes oder das BundID-Konto.
De-Mail verlor zwischen diesen Angeboten zunehmend an Profil.
Branchenbeobachter verweisen darauf, dass mit der Abschaltung weniger ein funktionierendes System wegfällt als ein bereits seit Jahren marginalisierter Kanal endgültig stillgelegt wird.
Was an die Stelle treten soll
Die Lücke füllen müssen nun bestehende und neue Bausteine.
Im Zentrum steht das Nutzerkonto Bund, das mit der elektronischen Identifizierung des Personalausweises verknüpft ist und über das Bürger Anträge stellen sowie Bescheide empfangen können sollen.
Hinzu kommen die elektronischen Postfächer der Justiz, die im professionellen Rechtsverkehr längst etabliert sind, sowie qualifizierte elektronische Signaturen für Fälle, in denen Schriftform vorgeschrieben ist.
Für Verwaltungen ergibt sich daraus ein Flickenteppich, dessen Sortierung Ressourcen bindet.
Welcher Kanal welche Rechtswirkung entfaltet, ist nicht in jedem Verfahren eindeutig geregelt.
Marktteilnehmer aus der Verwaltungs-IT erwarten, dass der Übergang in vielen Häusern länger dauern wird als die offizielle Frist.
Bestandsverfahren, in denen De-Mail-Adressen in Formularen, Bescheidvorlagen oder Fachverfahren hinterlegt sind, müssen identifiziert und überarbeitet werden.
Auch die Frage der Aktenführung stellt sich neu: Welche Nachweise gelten als gleichwertiger Ersatz für die bisherigen Zustellprotokolle?
Vertrauen als eigentliche Baustelle
Die eigentliche Herausforderung liegt jenseits der Technik.
Damit ein Nachfolgesystem funktioniert, müssen Bürger ihm vertrauen und es bedienen können.
De-Mail scheiterte nicht zuletzt daran, dass dieser Schritt nie überzeugend gelungen ist.
Wer den Onlineausweis nutzt, weiß um die Hürden zwischen App, PIN und Lesegerät.
Solange diese Erfahrung nicht spürbar einfacher wird, droht auch dem nächsten Anlauf das gleiche Schicksal: ein technisch korrekter Kanal, den am Ende kaum jemand verwendet.
Für die Verwaltungen heißt das, beim Aus von De-Mail nicht nur einen Dienst abzuwickeln, sondern aus dessen Geschichte Lehren zu ziehen.
