Vier Monate nach dem verpflichtenden Einsatz elektronischer Rechnungen im zwischenbetrieblichen Verkehr berichten Handwerksbetriebe und Kommunalverwaltungen in Deutschland über erhebliche Reibungsverluste beim Austausch der vorgeschriebenen Formate.
Seit dem 1.
Januar 2026 müssen Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen grundsätzlich elektronisch im strukturierten Format ausstellen können; die Übergangsfristen für den Versand laufen gestaffelt bis Ende 2027.
In der Praxis stoßen die beiden in Deutschland verbreiteten Standards XRechnung und ZUGFeRD jedoch häufiger aneinander, als es das Bundesministerium der Finanzen (BMF) im Schreiben vom Oktober 2024 in Aussicht gestellt hatte.
Wo hakt es zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in der technischen Umsetzung.
XRechnung ist ein rein strukturierter XML-Datensatz, den die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag von Bund und Ländern pflegt und den öffentliche Auftraggeber seit 2020 verlangen.
ZUGFeRD dagegen ist ein Hybridformat aus PDF/A-3 und eingebetteter XML-Datei, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) verantwortet wird und insbesondere im Mittelstand verbreitet ist.
Branchenbeobachter berichten, dass Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugt, in kommunalen Eingangsportalen mitunter als ungültig zurückgewiesen wird, weil dort ausschließlich reine XRechnung-XML akzeptiert wird.
Umgekehrt scheitern Handwerker beim Einlesen behördlicher XRechnungen, wenn ihre ERP-Systeme nur das ZUGFeRD-Hybrid mit sichtbarem PDF-Layer verarbeiten können.
Auch Profilfragen — etwa die Abgrenzung zwischen den ZUGFeRD-Profilen BASIC, COMFORT und EXTENDED — führen zu Validierungsfehlern in den Eingangsservern.
Welche Folgen haben die Formatkonflikte für Kommunen?
In den Kämmereien führt das nach Angaben kommunaler Spitzenverbände zu manuellen Nacharbeiten, längeren Zahlungsläufen und einem höheren Personalbedarf in den Rechnungsprüfungsämtern.
Besonders kleinere Gemeinden, die ihre Eingangsportale über länderspezifische Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-konforme Lösung des Freistaats Bayern abwickeln, berichten von einer wachsenden Zahl abgewiesener Rechnungen.
Marktteilnehmer aus der Softwarebranche verweisen darauf, dass viele Handwerks-Programme erst in den Aktualisierungen des ersten Quartals 2026 vollständig auf die aktuellen XRechnung-Versionen 3.0.x umgestellt wurden.
Für Handwerksbetriebe entsteht damit eine doppelte Belastung.
Sie müssen ihre Software auf mehrere Empfängerprofile konfigurieren und zugleich Rechnungen häufiger nachbearbeiten, wenn die kommunale Gegenseite die Datei nicht akzeptiert.
Die Zentralverbände des Handwerks fordern seit Wochen einheitliche Empfangskanäle und einen verbindlichen Validator, der sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD im Profil EN 16931 prüft.
Wer arbeitet an einer Harmonisierung?
Auf Bundesebene koordiniert das Bundesministerium der Finanzen die Umsetzung, fachlich begleitet von der KoSIT und dem FeRD.
Beide Gremien verweisen darauf, dass ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 vollständig konform zur europäischen Norm ist und damit auch von öffentlichen Auftraggebern angenommen werden müsste, sofern keine spezifischen Zusatzanforderungen wie die Leitweg-ID greifen.
In der Praxis liegt der Konflikt häufig genau dort: Kommunen verlangen die Leitweg-ID als verpflichtendes Feld, das in ZUGFeRD-Profilen aus dem Mittelstand oft fehlt.
Die Bundesregierung hat angekündigt, gemeinsam mit den Ländern Empfehlungen zur Vereinheitlichung der Eingangsportale zu erarbeiten.
Verbindliche Vorgaben werden frühestens für das dritte Quartal 2026 erwartet.
Bis dahin müssen Handwerksbetriebe und Kommunen die Formatkonflikte weitgehend bilateral lösen.
