Während in Bund und Ländern über Cloud-Souveränität und den Betrieb eigener Rechenzentren diskutiert wird, arbeiten Bürgerämter, Standesämter und Kfz-Zulassungsstellen in Deutschland weiter mit Fachverfahren, deren Kern teils aus den Neunzigerjahren stammt.
Kommunale IT-Verantwortliche berichten übereinstimmend, dass die Ablösung dieser Systeme selten an fehlender Technik scheitert, sondern an nicht eingeplanten Kosten für die Datenmigration und an der Abhängigkeit von einzelnen Anbietern.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) und seine Novelle, das OZG-Änderungsgesetz von 2024, verpflichten die Verwaltung zwar zu digitalen Zugängen – das Versprechen der digitalen Verwaltung bleibt für viele uneingelöst, die dahinterliegenden Verfahren bleiben davon zunächst unberührt.

Was ist ein Fachverfahren?

Als Fachverfahren bezeichnet die Verwaltung die Software, mit der eine konkrete gesetzliche Aufgabe bearbeitet wird: das Melderegister, die Gewerbeanzeige, die Sozialhilfeakte, das Standesamtsregister.
Anders als Bürosoftware bildet ein Fachverfahren Rechtsvorschriften ab und muss bei jeder Gesetzesänderung nachgeführt werden.
Viele dieser Systeme sind über Jahrzehnte gewachsen, laufen auf proprietären Datenbanken und wurden um Schnittstellen ergänzt, die nie dokumentiert wurden.

Ein Onlineantrag über die BundID oder ein OZG-Portal endet deshalb häufig an einem Medienbruch: Die eingereichten Daten werden ausgedruckt oder manuell in das Fachverfahren übertragen, wie sich auch bei den wachsenden Wartelisten für digitale Bauanträge zeigt.
Das Once-Only-Prinzip, nach dem Bürgerinnen und Bürger Angaben nur einmal machen sollen, setzt maschinenlesbare Register und offene Schnittstellen voraus – genau das, was ältere Verfahren nicht liefern.

Warum die Datenmigration teurer ist als die Software

In Ausschreibungen wird üblicherweise der Lizenz- und Betriebspreis eines neuen Systems verglichen.
Die Übernahme historischer Bestände – Meldedaten, Akten mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, Verweise zwischen Registern – taucht in den Haushaltsansätzen dagegen oft nur als Restposten auf.
Branchenbeobachter weisen darauf hin, dass Altbestände häufig inkonsistent gepflegt sind: Freitextfelder statt Schlüsselwerte, fehlende Historisierung, Sonderfälle, die nur der langjährige Sachbearbeiter kennt.
Die Bereinigung dieser Daten ist Facharbeit, keine Automatisierung.

Hinzu kommt, dass ein Wechsel Parallelbetrieb erfordert.
Ein Melderegister darf nicht für Wochen offline gehen; alt und neu müssen eine Zeit lang nebeneinanderlaufen, mit doppelten Lizenzkosten und doppeltem Personalaufwand.
Für kleinere Gemeinden ohne eigene IT-Abteilung ist dieser Aufwand mit den vorhandenen Stellen kaum darstellbar, weshalb Ersatzbeschaffungen verschoben werden, bis der Anbieter den Support einstellt – ein Muster, das sich auch daran zeigt, dass kleine Kommunen Eingangsrechnungen weiter auf Papier verarbeiten.

Ein-Anbieter-Abhängigkeit als struktureller Faktor

Der deutsche Markt für kommunale Fachverfahren ist eng.
In mehreren Bereichen stehen nur wenige Anbieter zur Auswahl, teils gebunden an kommunale Rechenzentren und Zweckverbände.
Wer die Daten nicht in einem offenen, dokumentierten Format exportieren kann, verhandelt bei jeder Vertragsverlängerung aus einer schwachen Position – der Wechsel wäre technisch möglich, wirtschaftlich aber nicht darstellbar.
Marktteilnehmer fordern deshalb, Exportfähigkeit und Schnittstellenstandards als harte Vergabekriterien zu verankern statt als Absichtserklärung.

Die Debatte über souveräne Cloud-Infrastrukturen und Open-Source-Arbeitsplätze berührt diesen Kern bislang nur am Rand.
Auch die Anforderungen der NIS-2-Richtlinie, die in Deutschland über das NIS2UmsuCG umgesetzt wird, treffen auf Systeme, für die Sicherheitsupdates nicht mehr durchgängig verfügbar sind – ähnlich wie bei den Kommunen, die nach dem Windows-10-Ende am alten Betriebssystem hängen.
Solange Migrationsbudgets nicht getrennt ausgewiesen und über mehrere Haushaltsjahre abgesichert werden, bleibt die Modernisierung der Verwaltung eine Frage der Oberfläche.